Creare il Piano Tavoli per il Matrimonio: Guida Completa alla Numerazione e Assegnazione dei Posti

No panic! Magari, guardando quel foglio bianco, sbuffi scoraggiata pensando che far quadrare i numeri degli invitati e dei tavoli è praticamente impossibile. Ma non ti preoccupare! Fare il piano tavoli matrimonio è uno di quei passaggi che sembra semplice finché non ci sei dentro. Tra tutte le decisioni che si prendono organizzando un matrimonio, il seating plan matrimonio è quella che richiede più tempo. Si inizia con le location, si sceglie il catering, si definisce il floreale e intanto la lista degli ospiti viene aggiornata.

Poi arriva il momento di affrontarla davvero, e ci si rende conto che non è solo una questione di numeri: è una questione di relazioni, equilibri, aspettative. Con il metodo giusto, però, diventa un lavoro gestibile. Per noi, e per la maggior parte dei professionisti del settore, pianificare in anticipo la disposizione dei posti per un grande evento è semplicemente indispensabile.

L'Importanza Cruciale del Piano Tavoli

L’organizzazione delle nozze non comporta solo scelte decorative. Tante volte a queste di sommano i dettagli logistici come i nomi o i numeri con cui personalizzare i tavoli del banchetto nuziale. Metti a disposizione un tabellone con il piano dei posti a sedere del matrimonio chiaro e leggibile: i tuoi cari sapranno in anticipo esattamente dove sedersi e tu eviterai inutili ritardi o discussioni.

Free Sitting o Assegnazione Posti? La Risposta è Una Sola

Se stai pensando di optare per un matrimonio free sitting (dove ognuno si siede dove vuole), ti do un paio di spunti sui quali riflettere prima di imboccare questa strada. L’opzione free sitting ha le seguenti caratteristiche:

• Non avere un posto a sedere genera ansia

  Anche se a te piace l’idea di poter cambiare magari mangiando tre piatti a tre tavoli diversi, in realtà per la maggior parte delle persone il non sapere dove ci si deve o dove ci si può sedere è una situazione stressogena. Te lo dico per esperienza. Basta guardare quello che accade all’aperitivo (che è normalmente free sitting) in ogni matrimonio: quando gli ospiti arrivano la prima cosa che fanno è occupare una sedia con una giacca, una borsetta, uno scialle per avere la certezza di avere un posto a sedere.

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• Posti vuoti, budget sprecato

  Sembra strano ma se tu non dividi le persone fra i tavoli quello che accade e che statisticamente rimangono dei buchi ad ogni tavolo. Le ultime coppie che arrivano sono costrette a dividersi per mangiare (opzione non molto praticabile) o per evitare ciò è necessario prevedere più tavoli dove far accomodare le persone.

• Caos totale all'ingresso in sala

  Maggiore confusione al momento di andare a tavola. Sì, in generale il momento in cui le persone entrano in sala, dopo aver individuato sul tableau il tavolo dove si andranno a sedere, è sempre un momento di confusione ma se non assegni i tavoli il caos si moltiplica di molto!

Quindi, la risposta è una sola: l'assegnazione dei posti è quasi sempre una scelta migliore per garantire un ricevimento sereno e organizzato. Organizza una ricezione perfetta con una disposizione dei tavoli studiata con cura.

La Lista Invitati: Il Punto di Partenza Indispensabile

Quando si organizza un evento e specialmente un matrimonio, il punto di partenza dell’organizzazione tavoli ricevimento è certamente la lista invitati. Prima di tutto dovete avere davanti a voi la lista degli invitati completa di nomi e cognomi di tutti con accanto le informazioni indispensabili come la conferma, le esigenze alimentari e, se sono bambini, l’età indicativa. Il primo passo, prima ancora di ragionare su chi mettere vicino a chi, è avere una lista ospiti definitiva e confermata. Lavorare su una lista ancora in evoluzione significa rifare tutto da capo ogni volta che arriva una risposta. La lista invitati è qualcosa di fluido e, specialmente all’inizio, subisce variazioni in aumento o diminuzione mano mano che vi confrontate e riflettete su chi volete veramente al vostro matrimonio.

Grazie alla lista invitati, infatti si definiscono:

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• il numero delle partecipazioni
• il numero delle bomboniere
• il piano tavoli
• il tableau de mariage
• la lista delle esigenze alimentari particolari
• l’assegnazione dei posti a tavola senza errori

5 Consigli per una Lista Ospiti Perfetta

Fare la lista invitati è qualcosa che di solito mette abbastanza in difficoltà le coppie perché le relazioni, specialmente quelle parentali o lavorative, tendono a creare molti dubbi sull’inserire o meno una certa persona. Ecco allora qualche consiglio e spunto che ti potrà tornare utile:

1. Metti in lista anche voi due (gli sposi). Be’ non sai quante volte, quando affrontiamo il tema della lista ospiti, mi capita di vedere che gli sposi hanno messo in lista decine e decine di persone e non hanno inserito loro stessi. Non volete un posto a tavola e non volete mangiare forse?
2. Usate le domande filtro. Cosa sono? una lista di domande che aiutano a determinare se una persona va considerata dentro o fuori. Ad esempio possono essere utili:
   • Quando l’ho visto/a l’ultima volta?
   • Posso immaginare il mio matrimonio senza di lui/lei?
   • Creerei un dramma in famiglia se non lo/a invitassi?
   • Ci rimarrei male se non mi invitasse al suo matrimonio?
   • Ci siamo mai visti fuori dal lavoro (per i colleghi)?
   • La sua presenza renderebbe il matrimonio più divertente e/o piacevole?
3. Inserisci gli ospiti per gruppi. Parti dai parenti, poi dagli amici e poi dai colleghi. Ti semplificherà il fatto di non dimenticare qualcuno.
4. Inserisci gli ospiti con Nome e Cognome. E procurati le informazioni relative ai +1 dei tuoi invitati. A che serve il cognome? A differenziare le persone che hanno lo stesso nome. Ed in matrimonio c’è sempre una componente di omonimi… Oggi ho fatto un wedding project nel quale abbiamo affrontato questo argomento ed il tasso di omonimi di questa coppia è ben del 47%!
5. Informatizza la tua lista sul cloud. per averla sempre disponibile e poterla aggiornare in tempo reale.

Capienze e Tipologie di Tavoli: Conoscere le Opzioni

La seconda informazione fondamentale necessaria al poter creare il piano tavoli matrimonio è quella relativa alle capienze e tipologie dei tavoli stessi per cui chiedete al vostro fornitore di cibo (location o catering che sia). Non serve che i tavoli siano tutti uguali ossia tutti da 10 o tutti da 8 o tutti da 12. Si può mischiare benissimo avendo per esempio 2 tavoli da 8, 3 da 10 e 2 da 12.

Se il tuo è un ricevimento dai grandi numeri, l’opzione migliore è quella di far sedere 10 o 12 persone al tavolo.

Capienze indicative dei tavoli per matrimonio

Tipo di Tavolo	Capienza Massima
Tondi	6, 8, 10, 12 persone
Rettangolare Singolo	6 persone
Rettangolare Doppio	14 persone
Rettangolare Triplo	22 persone
Rettangolare Quadruplo	30 persone
Ferro di Cavallo	Non oltre 90 persone
Imperiali (lunghe tavolate parallele)	40 o 54 persone

5 Punti di Attenzione per un Piano Tavoli Perfetto

Quando si compone il piano tavoli, è essenziale considerare alcuni aspetti pratici e di galateo per garantire il benessere di tutti gli invitati.

1. I più piccoli: Gli infanti (bambini sotto i 3 anni) vanno a tavola con i genitori ed occupano un posto a tavola come un adulto. Potete optare per un tavolo dedicato ai bimbi (bambini tra i 3 ed i 9/10 anni) soprattutto se avete previsto un servizio di animazione.
2. Attenzione al numero 13: NO 13 a tavola. Magari tu non ci credi e per te non è un problema sederti ad un tavolo con 13 commensali ma, in anni di esperienza abbiamo visto mamme rifiutarsi di sedersi a tavola perché loro figlio sarebbe stato il più giovane dei 13. Stacci attenta ed evita la situazione.
3. Verifica gli omonimi: Controlla gli omonimi. L’ho già detto prima ma vale la pena di ripeterlo. Controlla se hai persone con lo stesso nome altrimenti, se non aggiungi l’iniziale del cognome, sia per il tableau che per sedersi a tavola sarà un delirio…
4. Comunica vicinanze e lontananze allo staff: Se per te è chiaro qual’è il tavolo dei tuoi genitori che vuoi vicini a voi, per il personale che lavora all’allestimento della sala, se non lo comunichi un nome vale l’altro. Quindi comunica quali tavoli devono stare vicini a voi e quali vicini tra loro! Ma anche, se ci sono quali tavoli devono stare lontani fra loro!
5. Alterna uomini e donne: Ad ogni tavolo, ricorda di alternare un uomo e una donna.

La Tecnica Pratica per l'Assegnazione dei Posti

Come fare il piano tavoli matrimonio: la tecnica pratica. Non pensate di lavorarci così di sfuggita ogni tanto quando avete qualche minuto di tempo. Il fare il piano tavoli matrimonio è una attività complessa che richiede testa perché dovete trovare il migliore incastro di chi sta bene con chi.

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Prepara il Tuo Spazio e i Materiali

Quindi regola aurea n1: ritagliatevi uno spazio di tempo di qualità. Magari in una giornata piovosa, o una domenica pomeriggio o quando nessuno dei due lavora insomma un momento tutto per voi e per la realizzazione di una delle pietre miliari del vostro matrimonio. Il materiale che ti serve per fare il piano tavoli matrimonio:

• Fogli di carta formato A3. Quanti? ti do dei numeri indicativi in base agli invitati: considerane 1 ogni circa 70/80 invitati. Nel dubbio prendine uno o due in più così non rischi di rimanere a secco…
• Un blocchetto di post-it. Vanno bene sia quelli quadrati che, ancora meglio, quelli tagliati in striscioline sottili e colorati.
• Penna per scrivere i nomi.
• Forbici per tagliare i post-it.
• Copia della lista ospiti stampata.
• Una bottiglia di buon vino e due calici. Eh si, l’ho detto e lo ripeto trasformate questo momento in un momento a due da rendere indimenticabile. Se avete bimbi magari chiedete supporto ad una nonna per guardarli perché vi servirà concentrazione.
• Due/tre ore di tempo di qualità.

Dal Cartaceo al Digitale: Un Metodo Collaudato

Un terzo consiglio che mi sento di darvi è partite con la versione cartacea per poi passare a quella informatica. Pur essendo un ingegnere - e quindi naturalmente predisposta all’informatizzazione - ti dico che iniziare direttamente in elettronico presenta delle difficoltà che partendo dal cartaceo non si riscontrano. Dammi retta e segui il metodo sappi che sono arrivata ad ottimizzarlo dopo anni di prove e tentativi…

La Parola Chiave: Socialità

La parola chiave, mentre riflettete su chi mettere accanto a chi, è SOCIALITA’ ossia pensare a chi potrebbe stare bene con chi. Il consiglio è un po’ di mischiare le carte in tavola mettendo assieme introversi ed estroversi in modo che i secondi possano coinvolgere i primi e creare per tutti un’atmosfera divertente. Regola aurea n.2 per controllare se la suddivisione funziona. Rispondi alla seguente domanda: faresti una cena a casa con tutti e soli gli invitati di quel tavolo?

Per la composizione dei tavoli del matrimonio devi seguire poche e semplici regole di Galateo in modo che la tua festa prosegua tranquillamente - e senza musi lunghi! Il mio consiglio, in caso di dubbio è di pensare al benessere degli invitati. Mettete insieme persone che hanno qualcosa in comune, gli estroversi con i timidi, gli amici poliglotti con gli stranieri.

Procedura Passo dopo Passo

La tecnica per fare il piano tavoli matrimonio è abbastanza semplice basta seguirla passo passo:

1. Partendo dalla lista degli invitati - anche se ancora non avete le conferme.
2. Sui fogli A3 disegna dei rettangoli o dei cerchi (6/8 per foglio) che rappresentano i tavoli. Dentro ogni forma scrivi il gruppo che ci vorrai accomodare ad esempio Parenti, genitori, amici, colleghi ecc.
3. Ritaglia a striscioline alcuni foglietti del post IT in modo che ogni striscioline abbia un lato che appiccica ed uno no. Da ogni foglietto di post IT ottieni 3 striscioline.
4. Su ogni striscioline scrivi un nome e iniziale del cognome. L’iniziale del cognome, in caso di omonimi è quella che ti consentirà di capire qual è il foglietto giusto.
5. Scegliete il quadrato (il tavolo) dove inserirlo e appiccicate il foglietto.
6. IMPORTANTISSIMO Fino a che non avete finito di inserire tutti i foglietti NON guardate i numeri dei tavoli.
7. Spuntate il nome inserito dalla lista e proseguite con il successivo.
8. Proseguite fino ad inserire tutti gli ospiti.
9. FINITO DI INSERIRE TUTTI GLI OSPITI potete procedere con lo step n.7 - Controllate i numeri per ogni tavolo ed aggiustate secondo capienza. Se avete creato un tavolo da 28 ed avete tavoli tondi dovrete dividerli in 3 tavoli (per esempio due da 10 e uno da 8).

Assestati tutti i tavoli chiudete i fogli A3, del piano tavoli matrimonio, per riaprirli a circa 2 mesi dalla data del matrimonio quando l’avanzamento delle conferme e assenze vi consentirà di togliere i foglietti di coloro che non vengono e fare una sistemazione finale dei tavoli. ⚠️ NON, e ripeto NON, ricontrollare il piano tavoli ogni volta che ti arriva una rinuncia. Per esperienza fare questo ti provocherà un sacco di problemi e continui riassestamenti avanti e indietro ⚠️

Numerare o Nominare i Tavoli? Pro e Contro

Numerare o nominare i tavoli del banchetto? Ecco tutti i pro e i contro! Agli albori dei moderni tableau de mariage ci sono loro: i numeri. Nomi e numeri sono tra i protagonisti delle nozze ma in questo articolo ci soffermeremo sul loro utilizzo per i tavoli del banchetto nuziale.

I Vantaggi della Numerazione

• Opzione semplice e comprensibile: pensate ad esempio agli invitati che dovranno leggere il tableau e poi trovare il proprio posto a sedere tra i vari tavoli.
• Risparmio di tempo: l’organizzazione delle nozze può rivelarsi a tratti articolata e complessa specie se ci sono vari fornitori da seguire per cui è inutile fiondarsi su progetti troppo intricati quando è possibile risparmiare tempo ed energie.
• Buona comunicazione per il personale di sala: pensate al maître e al suo arduo lavoro di coordinazione tra voi sposi, gli ospiti ed il personale. Una numerazione semplice ed efficace lo agevolerà nel suo lavoro.

Per i numeri dei tavoli puoi usare "semplicemente il numero, magari stampa dei numeri con un carattere speciale e dei fiori disegnati." "I numeri si usano molto, anche in legno o semplicemente con dei cartoncini che magari possano riprendere le partecipazioni o i colori del vostro matrimonio!" Numeri per tavoli segnaposto matrimonio Compongono il basamento più il numero. Numeri: altezza cm.

La Scelta Creativa dei Nomi

Facile sì ma un tantino scontato: siamo ormai abituati ad eventi dove l’idea della sorpresa e del dettaglio non può mancare. Sempre più coppie decidono di affidare alle parole il senso più bello non solo delle loro frasi per promessa di matrimonio ma anche del resto delle loro scelte decorative. Una tra tutte il centrotavola per i tavoli di nozze. Date libero sfogo alla vostra fantasia: non c’è alcun limite per pensare ed immaginare a quali sono i nomi che meglio possono rappresentare il vostro amore. Questo è il momento di personalizzare: se state cercando un fil rouge con qualcosa che possa avere a che fare con le vostre inclinazioni, le vostre professioni o semplicemente con i vostri interessi, questo è il momento per pensarci.

Idee Originali per Nomi dei Tavoli

Infinite sono le idee per i nomi dei tavoli di un matrimonio a tema mare. Puoi associare ad ogni tavolo un proverbio famoso. chi disprezza compra. Chi compra sprezza. Il tuo è un matrimonio a tema ulivo? Puoi usare i nomi di fiori oppure anche dei colori. Noi siamo indirizzati su i nomi delle costellazioni ✨È una cosa che ci affascina e lega bene con i colori che intendiamo utilizzare. Ciao anche il mio stile del matrimonio è romantico e non ho un tema particolare così per il nome dei tavoli abbiamo deciso tutti gli aggettivi dell amore : cosa è l amore? Noi abbiamo un tema ( aeroporto) ma i tavoli avranno numeri sei GATE e abbiamo deciso di scegliere numeri i quali per noi significano qualcosa. Se non avete nessuna idea alternativa potete semplicemente numerarli! Ciao Martina, anche noi non abbiamo un tema, ma avevamo pensato di nominare i tavoli con i nomi delle città nelle quali abbiamo vissuto!

Potenziali Svantaggi dei Nomi

Siete sicuri che saranno di facile lettura? Immaginate ai nomi di città straniere e a quegli ospiti un po’ più in là con gli anni come nonni e zii. Se pensate di essere un tantino in confusione con questa scelta non vi preoccupate, prendetevi il giusto tempo per pensarci tra un appuntamento per l’abito da sposa e la scelta della playlist musicale.

Metteremo comunque anche i numeri in quanto mi è stato detto che, in questo modo, è più semplice per gli invitati trovare il tavolo...

Gestione di Casi Specifici: Bambini e Staff

Un capitolo a parte riguarda lo staff a servizio del vostro matrimonio che normalmente comprende almeno fotografi, videografi, musicisti (e service musicale se c’è) e animazione bimbi. A questi laddove presenti si aggiungono autisti, open bar e professionisti vari che doveste aver assoldato per lavorare al vostro grande giorno. Lo staff, che va comunicato come numeriche al Banqueting, verrà accomodato in un’area separata da quella degli ospiti salvo diverse indicazioni.

Per i bimbi di solito ci sono due possibilità strettamente legate alla presenza o meno del servizio di animazione:

• Al tavolo con gli adulti se non c’è animazione o se il genitore lo richiede espressamente.
• Al tavolo bimbi quando c è un servizio di animazione che di solito provvede anche a farli mangiare.

La Comunicazione Efficace agli Ospiti e al Catering

Una volta definita la disposizione, si passa alla comunicazione agli ospiti. Può essere una lavagna, una cornice, un pannello floreale, una mappa illustrata: le possibilità sono infinite. Il segnaposto sul tavolo, invece, indica il posto preciso all’interno del tavolo stesso. Non è sempre necessario: in alcuni ricevimenti si preferisce lasciare libera la scelta del posto all’interno del tavolo assegnato, il che semplifica la gestione e crea un’atmosfera più informale.

Il piano tavoli matrimonio servirà al Banqueting per due motivi: effettuare l’apparecchiatura corretta dei tavoli e gestire eventuali esigenze alimentari particolari. Il catering o il ristorante utilizzeranno il tuo schema per due motivi vitali:

• Apparecchiatura corretta: Sapere esattamente quanti posti preparare per ogni tavolo.
• Esigenze alimentari: Associare allergie o intolleranze alla sedia corretta, evitando errori imperdonabili nel servizio.

Fornisci ai fornitori una disposizione dei tavoli come la nostra, che permette di indicare chiaramente la scelta del menù per ogni invitato. In questo modo i camerieri sapranno subito quanti piatti di ogni tipo portare a ciascun tavolo e a chi servirli. Non solo il servizio sarà più fluido, ma l’intera ricezione avrà un’atmosfera più rilassata ed elegante.

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