Questo vademecum contiene alcune delle domande ricorrenti poste dagli utenti sul tema della Fatturazione Elettronica. L’obbligo di fatturazione elettronica verso la P.A. costituisce solo una diversa modalità di emissione della fattura, ma non incide sui presupposti per l’emissione della stessa. La FatturaPA è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SdI) per la trasmissione delle fatture elettroniche.
La FatturaPA e il Sistema di Interscambio (SdI)
Dovendo fare una fattura alla Pubblica Amministrazione (Comune, VVF, Scuola etc..) l’unico formato accettato dalle PA è l’xml. Il PDF non è accettato. L’obbligo è riferito sia agli Operatori economici (imprese e lavoratori autonomi) che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni Pubbliche, sia alle Amministrazioni stesse qualora abbiano il ruolo di “fornitore” verso altre Pubbliche Amministrazioni.
Per ‘soggetto trasmittente’ è da intendere il soggetto che sta trasmettendo materialmente il file xml al Sistema di Interscambio (può coincidere con il fornitore oppure con altro soggetto da questi incaricato alla trasmissione). Il codice è indispensabile per consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A.
Tutte le PA sono tenute a comunicare ai propri fornitori con contratti in corso le informazioni quali il codice ufficio di fatturazione e altre informazioni necessarie per l’ente per un’automazione del processo di gestione della fattura indicando anche la data di partenza del servizio (in base a quanto disposto all’art. 6 c. 1 del DM n. 55 del 3 aprile 2013).
Operatori economici e Pubbliche Amministrazioni possono anche avvalersi, previo accordo, di Intermediari per l’emissione, la trasmissione o la ricezione della FatturaPA, purché questi siano in grado di predisporre una FatturaPA secondo il formato previsto e di colloquiare con il Sistema di Interscambio secondo le regole stabilite dalla normativa.
Leggi anche: Consigli Deck Gladiatore Bestia
Preparazione e Firma della Fattura Elettronica
Che vuol dire firmato? Significa che il file generato in xml va firmato tramite apposita firma digitale, garantendo così l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura. Ogni FatturaPA inviata al Sistema di Interscambio deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e l’autenticità dell’emittente.
Certificato di Firma Qualificata
Il certificato di firma necessario per firmare il file FatturaPA deve essere un certificato di firma qualificata e cioè rilasciato a una persona fisica previa esibizione di un documento di identità. Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time”, che riporta la data e l’ora, e che assume il significato di riferimento temporale. L’unica modalità accettata per questo tipo di firma è quella “enveloped”.
Informazioni Obbligatorie nella FatturaPA
Il contenuto informativo della FatturaPA prevede informazioni da riportare obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria di informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Tra le informazioni obbligatorie c’è il Codice Univoco dell’Ufficio, destinatario della fattura.
Al momento dell'inserimento dell'anagrafica della PA, l'utente deve necessariamente inserire un valore nel campo Codice Univoco Ufficio. Le regole di Fatturazione Elettronica obbligatoria verso la PA non modificano il quadro normativo vigente in materia fiscale e/o amministrativa. Alcuni campi, ancorché facoltativi secondo le specifiche del formato “Fattura PA” possono essere considerati dalla singola Amministrazione vincolanti il pagamento, sulla base di normative specifiche o di accordi contrattuali.
Quando parliamo di FATTURA ci riferiamo a documenti che sono obbligatoriamente da registrare sugli appositi registri IVA e che pertanto hanno o un imposta od in esenzione. Per i soggetti residenti in Italia, l’IdFiscaleIVA (
Leggi anche: Strategie Glorioso Soldato Nero
In relazione alle domande riguardanti gli investimenti agevolati, le fatture elettroniche, sia di acconto che di saldo, riguardanti i beni agevolati, devono riportare nell’apposito campo il “Codice Unico di Progetto - CUP”, reso disponibile in sede di perfezionamento della domanda di accesso al contributo, unitamente alla dicitura “art. 2, c. 4, D.L. n. [...]”. Similmente, in conformità a quanto previsto dal decreto-legge 24 febbraio 2023, n. 13 convertito con modificazioni dalla L. 21 aprile 2023, n. [...], è necessario inserire nell’apposito campo della fattura elettronica il “Codice Unico di Progetto - CUP” e nell’oggetto o nel campo note della fattura elettronica la dicitura “art. 2, c. 4, D.L. n. [...]”.
Invio della FatturaPA al Sistema di Interscambio
La FatturaPA va inviata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio. Per la trasmissione via PEC e l’invio via web non è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. In questi casi è sufficiente possedere una casella di posta elettronica certificata, disporre di una Carta Nazionale dei Servizi, oppure essere registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono l’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
Per la trasmissione della FatturaPA tramite i canali che prevedono una cooperazione applicativa, e tramite Protocollo FTP è necessario inviare al Sistema di Interscambio una richiesta di accreditamento attraverso le apposite funzionalità del sito governativo www.fatturapa.gov.it. La domanda deve essere successivamente firmata e inviata via PEC. Con la richiesta di accreditamento si sottoscrive un Accordo di servizio che regola modalità e condizioni di utilizzo dei servizi messi a disposizione per la trasmissione della FatturaPA.
Ogni file inviato al Sistema di Interscambio deve avere un nome diverso da qualsiasi altro file inviato in precedenza. È possibile, ad esempio, rinviare una fattura già scartata dal SdI, una volta corretto l’errore, con lo stesso numero di fattura, ma rinominando il file. Dopo l’invio, l’Operatore economico riceve dal Sistema di Interscambio tutta la messaggistica necessaria per tracciare lo stato della propria FatturaPA e per correggere eventuali errori prodotti al momento della predisposizione della fattura.
Creare e inviare fatture elettroniche con strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate
Gestione delle Notifiche e degli Errori
Il controllo formale delle fatture avviene tramite il SDI. L’Amministrazione Pubblica è il soggetto che riceve il file FatturaPA dall’Operatore economico attraverso il Sistema di Interscambio. Il SdI proseguirà a tentare di inoltrare la fattura per un periodo di tempo pari a 10 giorni, oltre il quale provvederà a fornire al mittente un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Tale attestazione include la fattura e la dichiarazione prodotta dal SDI.
Leggi anche: Drago in Hero Realms: Un Mazzo del Boss da Non Perdere
NS - Notifica di scarto inviata da SdI nel caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è formalmente corretto. La notifica di mancata consegna è inviata al trasmittente del file FatturaPA quando il Sistema di Interscambio non riesce a consegnare il file alla Pubblica Amministrazione destinataria. Nei successivi 10 giorni il Sistema di Interscambio proverà nuovamente l’inoltro del file FatturaPA all’Amministrazione destinataria. L’attestazione è composta da file fattura originale e file notifica sottoscritto elettronicamente e consente all’ Operatore economico di inviare telematicamente la fattura all’ amministrazione destinataria, utilizzando canali.
notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. La notifica di decorrenza termini viene inviata, al trasmittente ed al ricevente, 15 giorni dopo che la fattura è stata consegnata alla PA. Essa segnala che il Sistema di interscambio ha regolarmente concluso la gestione (ricezione e consegna alla PA) della fattura oggetto della notifica. Pertanto dopo tale notifica il SdI scarterà la fattura, se re-inviata, e qualsiasi comunicazione ad essa relativa.
In aggiunta, la PA destinataria - non dietro obbligo di legge, bensì su base volontaria - può trasmettere al SdI una notifica in cui comunica al suo fornitore di aver accettato/rifiutato contabilmente la fattura (in sigla: NE).
Codici Errore e Soluzioni Comuni
Di seguito una tabella riassuntiva dei codici errore più frequenti e le relative azioni correttive.
| Codice Errore | Descrizione/Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| 00476 | Fatture riportanti contemporaneamente un valore diverso da IT (Italia) nel paese dell’identificativo fiscale del cedente/prestatore e del cessionario/committente. | Verificare i dati fiscali di cedente e cessionario. |
| 00401, 00430, 00473 | Problemi generici di non conformità di dati obbligatori o uso di caratteri speciali (&, "", ‘, <, >) in sezioni non ammesse. | Controllare la conformità dei dati, evitare caratteri speciali non consentiti. |
| Incoerenza temporale firma | L'errore si verifica quando esiste una incoerenza temporale tra la data/orario della generazione del file della fattura elettronica e la data/orario di apposizione del certificato di firma qualificata al file. | Assicurarsi che la data e l'ora della firma siano successive o coincidenti alla generazione del file. |
| ID Paese errato | Il motivo dell'errore è il valore errato nel campo ID paese. | Verificare il valore corretto per l'ID Paese del fornitore o cliente. |
| Codice Fiscale/Partita IVA | Controlla di aver inserito un valore corretto alla voce codice fiscale del destinatario della fattura. Se riscontri l'errore su un file XML caricato sul pannello, verifica di aver inserito almeno uno tra i valori codice fiscale e partita IVA del destinatario della fattura. | Verificare e correggere il codice fiscale o la partita IVA del destinatario. |
| Codice Destinatario / Codice Univoco Ufficio PA | Accertati di aver inserito un valore corretto alla voce codice destinatario del Cessionario/Committente della fattura. Accertati di aver inserito un valore corretto alla voce codice univoco ufficio della PA. | Verificare il Codice Destinatario o il Codice Univoco Ufficio della PA. |
| Aliquota IVA senza blocco 2.2.2 | È presente nel documento un'aliquota IVA per la quale non esiste il relativo blocco 2.2.2. | Assicurarsi che ogni aliquota IVA sia correttamente associata al blocco di dati corrispondente. |
| TD17, TD18, TD19, TD28 con cedente italiano | I TD17, TD18, TD19 e TD28 non ammettono l'indicazione in fattura di un cedente italiano. Inoltre, nel caso del TD28, il cedente deve essere necessariamente sanmarinese, ossia con IdPaese uguale a SM (San Marino). | Selezionare un'anagrafica fornitore estero o, per TD28, un fornitore sanmarinese. |
| Mancanza CUP/CIG | senza Cup e CIG la fattura passa i controlli dello SDI, ma la PA la potrebbe rifiutare. | Assicurarsi di includere CUP/CIG se richiesto dalla PA per il pagamento. |
Nel caso della fattura elettronica, qualora la dicitura e il CUP non siano stati apposti secondo le modalità sopra descritte, è possibile procedere alla regolarizzazione mediante la realizzazione di un'integrazione elettronica da unire all'originale, secondo le modalità indicate, seppur in tema di inversione contabile, dalla circolare dell’Agenzia delle entrate n. 14/E del 2019.
La predetta regolarizzazione dei documenti già emessi dovrà essere operata, da parte dell'impresa beneficiaria, entro la data in cui sono state avviate eventuali attività di controllo.
La Conservazione Elettronica delle Fatture
Sebbene non esista un esplicito obbligo in tal senso, è consigliabile portarle in conservazione. La Conservazione decennale è un processo posto a carico del fatturante o di un terzo che il fatturante stesso potrà incaricare. Le Fatture Elettroniche firmate devono essere archiviate elettronicamente per 10 anni. Le ricevute generate da SOGEI (xml) fanno parte del pacchetto di conservazione.
Chi è il responsabile della conservazione? È una figura chiave e strategica necessaria ad ogni ente pubblico, azienda o studio professionale. Gestisce tutti i flussi informativi e documentali, sia in entrata che in uscita, attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione applicando la propria firma digitale e il riferimento temporale sul documento conservato o da conservare.
Modalità e Tempistiche di Conservazione
In cosa consiste la conservazione digitale? La conservazione digitale è quel processo “disciplinato” che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Le fatture elettroniche devono essere sottoposte a conservazione in modalità elettronica come previsto dalla vigente normativa. Può essere conservato il tutto una volta all’anno. Ovvero il DMEF del 17 Giugno 2014, ha portato ad un anno la tempistica di conservazione dei documenti contabili e fiscali. Il registro unico delle fatture riguarda la PA (ed è previsto anche per la registrazione delle fatture cartacee).
Per quanto riguarda la conservazione delle fatture è necessario fare riferimento, in particolare, agli art. 21 e 39 del D.P.R. 633/1972, al decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 e al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD), nonché ai decreti che vi hanno dato attuazione, secondo i quali una fattura emessa in modalità elettronica può essere conservata elettronicamente, purché vengano assicurate dal soggetto passivo l’autenticità dell’origine, l’integrità del documento e la leggibilità della fattura dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione. Si ricorda che la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali.
Aspetti Specifici della Fatturazione Elettronica
Imposta di Bollo
Come cambia la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sulla fattura elettronica? L’imposta di bollo sui documenti informatici con rilevanza fiscale va assolta secondo la modalità specificata all’art. 6 del DM 17 giugno 2014 con il pagamento dell’imposta relativa alle fatture emesse durante l’anno effettuato in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio tramite F24. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto. Grazie all’art. 6 del DMEF del 17 Giugno 2014, basterà indicare sulla Fattura la modalità di assolvimento digitale e pagare tutti i bolli entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio contabile/fiscale.
Fatture con Soggetti Stranieri
Oggi le fatture emesse da soggetti non residenti non sono sottoposte agli obblighi (DM 55/2013, art. 1, comma 2). Se l'intestatario della fattura non risiede in Italia, può avvalersi di un rappresentante fiscale residente in Italia. L’Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all'estero).
Note di Credito e Altri Documenti
Come verranno gestire le note di credito (sia parziali che totali)? Si esattamente. Se si tratta di documenti parificabili a fatture (come note, conto, parcelle e simili) si ricade nella normativa sula FEPA. Il concetto di emissione della fattura indica che il documento acquisisce piena validità legale nel momento in cui esce dalla disponibilità di chi l’ha formato. Per le prestazioni professionali, l’Agenzia delle Entrate ha ribadito come l’art.21, comma 4 lett. a), del DPR n. 633/72, preveda la possibilità di emettere fatture differite per le prestazioni di servizi.
Fatture Tax Free
In caso di malfunzionamento dei sistemi informatici sono previste delle procedure di soccorso (cosiddetto fallback), che sono illustrate nella nota n. 54505/RU del 22 maggio 2018 - Articolo 4 bis del Decreto Legge 22 ottobre 2016, n. 193 (obbligo di emissione in modalità elettronica per le fatture tax free dal 1° settembre 2018). Nell’ottica del principio once, per i dati delle FTF trasmessi ad ADM non sussiste l’obbligo di ulteriore trasmissione all’Agenzia delle Entrate. No, non si genera alcun errore se una stessa fattura tax free viene trasmessa sia ad OTELLO 2.0 che all’Agenzia delle Entrate ai fini dell’obbligo di comunicazione dei dati delle fatture. Si, è possibile, in casi eccezionali, la revoca del visto digitale di una fattura tax free. Il personale doganale addetto al controllo deve gestire l’esito del controllo per le fatture indirizzate a canale rosso, ed ha la possibilità di gestire l’esito anche per le fatture indirizzate a canale verde ed eventualmente controllate su iniziativa. Anche in caso di canale verde, quindi, la validazione mediante apposizione del visto digitale delle fatture ex art.
Strumenti e Supporto
Per gli utenti che non dispongono di un proprio software, ADM mette gratuitamente a disposizione un’applicazione web (chiamata “OTELLO - Gestione FTF”) per la gestione della fattura in modalità elettronica (emissione, nota di variazione, etc.). Con l’obbligo di fatturazione elettronica a partire da gennaio 2019, Planet avrà numerosi strumenti per rendere più semplice l’emissione e la ricezione delle nuove e-fatture. La creazione file XML, sempre aggiornata alle più recenti specifiche dell’Agenzia delle Entrate, è disponibile per tutti i clienti Tecnos e ti permetterà di utilizzare qualsiasi piattaforma per l’invio, la ricezione e la conservazione delle fatture elettroniche. Troverai in Planet, per ogni fattura inviata, l’esito dell’invio al sistema di interscambio (SDI).