Scopri Come Creare e Gestire Tabelle Dati Perfette in Excel e HTML: Guida Completa e Facile!

Le tabelle sono strumenti fondamentali per l'organizzazione e la presentazione dei dati, sia che si lavori con fogli di calcolo come Excel, sia che si sviluppino pagine web in HTML. La loro capacità di strutturare le informazioni in righe e colonne le rende ideali per la comparazione e la lettura d'insieme, fornendo una visione chiara e dettagliata di qualsiasi set di dati.

Creare una tabella su Excel è un'operazione fondamentale per lavorare correttamente con i dati, ma troppo spesso i file utilizzati in azienda non sono formattati come tabella e questo crea file inefficienti, difficili da gestire e complicati da aggiornare.

Tabelle in Excel: Struttura e Funzionalità

La tabella, in Excel, è una struttura di dati che organizza e memorizza le informazioni contenute in diverse celle. Per semplificare, quando creiamo una tabella Excel dà un nome definito a un intervallo di celle e permette di richiamarlo ovunque sul nostro file. Le tabelle Excel sono un elemento prioritario del software Microsoft dedicato ai fogli di calcolo. Permettono all’utente di separare gruppi di dati, che poi potranno venire utilizzati per dare il la a funzioni o formule più avanzate. Un normale intervallo di celle è passivo, sta lì e non si muove. Quando trasformiamo un insieme di dati in una tabella, l’editor capisce subito che i nostri dati hanno una struttura.

Creazione di una Tabella Excel

La prima cosa da fare per creare una tabella Excel consiste nel selezionare il gruppo di celle che la andranno a comporre. Esistono diversi metodi per realizzare questa operazione:

Metodo 1: Cliccando all'interno di una cella dell'intervallo che intendiamo trasformare in tabella, possiamo cliccare su CTRL+T e Excel ci proporrà due opzioni. Prima di tutto, ci darà in automatico un intervallo che ha considerato come tabella, che riesce a identificare perché, in genere, sui margini a sinistra, in alto, in basso e a destra ci sono delle celle vuote. Una volta rivisto l'intervallo per essere certi che sia corretto, possiamo poi definire se la tabella abbia delle intestazioni.
Metodo 2: Clicchiamo all'interno di una cella dell'intervallo che vogliamo trasformare in tabella e poi clicchiamo su Inserisci > Tabella. Il comando si trova accanto a quello utilizzato per creare le tabelle pivot.
Metodo 3: Clicchiamo all'interno di una cella dell'intervallo che vogliamo trasformare in tabella e poi Home > Stili > Formatta come tabella.

Personalmente, si può preferire il metodo 1, ma il risultato è uguale a prescindere da quale si scelga di utilizzare.

Personalizzazione e Proprietà delle Tabelle Excel

Una volta inserita la tabella, è possibile entrare nel merito della sua personalizzazione. Creando una tabella e cliccando all'interno della stessa, si aprirà un nuovo menu chiamato Struttura tabella. Nella sezione Proprietà di questo menu si può cambiare il nome della tabella e ridimensionarla. Il suggerimento è quello di tenere una regola comune per le tabelle, ad esempio iniziare sempre con "TBL_" per poi inserire quello che ci interessa. Questo rende più semplice l'utilizzo delle formule e richiamare gli intervalli diventa molto semplice. Ridimensionare una tabella è utile principalmente quando la tabella non ha considerato delle colonne che si trovano a destra rispetto ai dati iniziali.

Funzionalità Avanzate e Gestione dei Dati

Il menu Struttura tabella offre diverse opzioni per la gestione avanzata dei dati:

Riepiloga con tabella pivot: Questo pulsante crea una pivot a partire dalla tabella e, elemento da non sottovalutare, la pivot sarà perfettamente scalabile. Ciò significa che a Excel non interessa se nella tabella di partenza ci sono 10 righe o 10.000: se aggiorniamo la pivot, la pivot prenderà tutti i valori compresi all'interno della tabella di partenza.
Rimuovi duplicati: Si sconsiglia vivamente di utilizzarlo, dato che è possibile eseguire la stessa operazione passando da Power Query per rimuovere i valori duplicati o utilizzando, nella parte di analisi, la funzione UNICI, disponibile con Excel 365.
Converti in intervallo: Se la tabella non è più necessaria, si può cliccare su questo comando e la tabella non esisterà più.
Inserisci filtro dei dati (Slicer): Chiamati Slicer, i filtri dei dati sono dei pulsanti interattivi che potresti aver visto anche quando utilizzi le tabelle pivot, in particolare quando vuoi creare delle dashboard dedicate. Ogni volta che si seleziona Inserisci filtro dei dati, si può scegliere la colonna che interessa. Selezionato il filtro dei dati, si può cliccare su ognuna delle voci per vedere solamente una selezione della tabella di partenza. Se lo si desidera, si possono anche visualizzare diverse opzioni insieme cliccando sul pulsante con le tre spunte a V nell'intestazione.

Per vedere risultati aggregati basati su una selezione filtrata, la funzione SUBTOTALE è molto utile. Viene utilizzata quando si lavora su intervalli filtrati da uno Slicer o da una Timeline, considerando unicamente le celle visibili a video. Cliccando in basso a destra con il tasto destro del mouse sul tuo file Excel, appena prima della sezione relativa allo zoom e al cambio di visualizzazione, puoi selezionare quali informazioni vedere a colpo d'occhio quando selezioni un intervallo, ad esempio la media dei dati o il conteggio.

La sezione Dati tabella esterna del menu Struttura tabella è utile per un utilizzo avanzato, permettendo di esportare i dati in Sharepoint, definire i tempi di aggiornamento della query che origina la tabella e altre indicazioni per la manutenzione dei dati.

Subtotale Excel: come inserire i subtotali

Stili delle Tabelle Excel

L'opzione Stile tabella permette di modificare velocemente il layout, ad esempio modificando la visualizzazione della prima e dell'ultima colonna o indicando se le colonne alternate debbano avere colori diversificati. Da questa sezione è possibile aggiungere anche la riga del totale, che non impatta sul resto della tabella e apparirà sempre in fondo rispetto agli altri dati. Anche aggiornando la tabella con nuovi dati, la riga del totale li comprenderà senza problemi.

Il menu Stili tabella offre stili personalizzati. È consigliabile non usare layout troppo pesanti con colori molto scuri, ma optare per background semplici e puliti con una chiara indicazione dell'intestazione. Creare uno stile personalizzato è un'ottima idea per mantenere una certa coerenza interna, e Excel permette di definire stili per l'intera tabella, per l'intestazione e così via.

Vantaggi dell'Uso delle Tabelle Excel

L'utilizzo delle tabelle in Excel offre numerosi vantaggi:

Coerenza interna: Per ogni record (riga), il calcolo sarà sempre lo stesso, evitando calcoli personalizzati che rischiano solo di creare problemi.
Scalabilità automatica: I calcoli della colonna valgono per i dati attuali e saranno poi applicati automaticamente anche ai nuovi valori della tabella, se questa si espande. Le tabelle Excel si espandono automaticamente quando varia l'intervallo di partenza. Se aggiorniamo i dati di una tabella, non dovremo trascinare le formule perché i calcoli si applicheranno in automatico.
Semplicità di navigazione: Muoversi sui fogli Excel può essere complesso, ma risulta facile se tutti i dati sono stati inseriti in tabelle dedicate.
Formule facili da leggere e mantenere: Le tabelle Excel rappresentano la sorgente perfetta per creare formule facili da leggere, da mantenere e da aggiornare.
Formule scalabili: Come per le tabelle pivot, che si originano in automatico prendendo anche i nuovi dati della tabella, lo stesso succede se si lavora con tabelle e si fanno analisi mirate con formule scalabili.
Semplificazione nella creazione di formule: Se tutte le tabelle iniziano nello stesso modo, ad esempio "TBL_", si potrà iniziare a scrivere formule come =SOMMA(TBL...) e usciranno direttamente a schermo tutte le tabelle del foglio. Se l'opzione selezionata è quella che interessa, basterà cliccare TAB e Excel la considererà. Per selezionare le intestazioni, si possono utilizzare le parentesi quadre [ ]. Ad esempio, TBL_VENDITE[CLIENTE] indica che siamo nella tabella TBL_VENDITE, e ci interessano i valori per la colonna CLIENTE.

In definitiva, ogni file Excel dovrebbe avere delle tabelle per essere efficace. Una tabella ben progettata riduce gli errori, rende le formule prevedibili e permette di concentrarsi sull’analisi invece che sulla correzione di intervalli rotti. La maggior parte dei problemi nei fogli di calcolo non deriva da formule complesse, ma da una struttura sbagliata.

Tabelle in HTML: Elementi e Costruzione

Quando si realizza un progetto web e si ha bisogno di rappresentare dei dati, è importante mostrarli in modo che siano facili da leggere e da comprendere. In HTML, una tabella è una rappresentazione di dati disposti in righe e colonne, molto simile a un foglio di calcolo. Con l'aiuto delle tabelle, si possono disporre dati come immagini, testo, link e così via, in righe e colonne formate da celle. Nella maggior parte dei casi, le tabelle sono il modo più conveniente per visualizzare grandi quantità di dati strutturati in modo gradevole.

Tag Fondamentali per le Tabelle HTML

Per creare una tabella in HTML è necessario utilizzare diversi tag semantici:

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<table>: Questo tag racchiude l'intera tabella, incluse righe, colonne e didascalia.
<tr>: Il tag <tr> (table row) definisce una riga all'interno della tabella.
<td>: Il tag <td> (table data) rappresenta una cella contenente dati all'interno di una riga della tabella.
<th>: Il tag <th> (table header) è usato per aggiungere un'intestazione a una tabella. In un design di base, l'intestazione della tabella occupa sempre la riga in cima, quindi i tag <th> devono essere presenti nella prima riga, seguiti dai dati effettivi.
<caption>: Questo tag è utilizzato per aggiungere una didascalia a una tabella, fornendo una descrizione circa i dati rappresentati nella tabella.
<thead>: Questo tag permette di definire la sezione dell'intestazione della tabella.
<tbody>: Il corpo della tabella, che contiene i dati principali, è definito con questo tag. Una tabella può avere più di un corpo; in una situazione del genere, ogni corpo raggruppa insieme le righe che sono correlate.
<tfoot>: Questo tag serve per definire il piè di pagina della tabella, contenente etichette fisse che appaiono in fondo.

Attributi Avanzati e Stili

Le tabelle HTML offrono anche attributi per funzionalità avanzate:

scope: L'attributo scope è usato per definire se una specifica intestazione è dedicata a una colonna, una riga o a gruppi di entrambe. Lo scopo principale dell'attributo scope è indicare i dati di riferimento, in modo che l'utente non debba basarsi su delle supposizioni.
colspan e rowspan (Cell spanning): Se hai incontrato celle che si estendono su due o più colonne o righe in una tabella, questo è chiamato "cell spanning". Questa funzionalità può essere applicata in una tabella HTML usando due attributi di cella: colspan per l'estensione orizzontale e rowspan per l'estensione verticale.

Per impostare lo stile delle tabelle HTML con il CSS, è necessario usare un file con estensione .css, creato per personalizzare lo stile e collegato al file HTML. Lo stile rende le tabelle più professionali e accattivanti alla vista, influenzando colori, caratteri e l'evidenziazione di valori importanti.

Quando Usare le Tabelle HTML

Ci sono molte situazioni in cui le tabelle possono tornare utili nello sviluppo di progetti web:

Per confrontare dati con caratteristiche comuni, come differenze tra oggetti o punteggi di squadre.
Per dare una panoramica di dati numerici, ad esempio voti di studenti o risultati di un campionato.
Per aiutare i lettori a trovare velocemente informazioni specifiche disposte in modo chiaro, come nel caso di una lunga lista di nomi.

Principi di Design per Tabelle Efficaci

Come creare una tabella efficace? Una tabella pulita, essenziale, accattivante e che non sembri uscita da un report del 1998? Il punto di forza delle tabelle, infatti, sta nella facilità di lettura e di comparazione di metriche diverse, rendendole uno strumento ideale per fornire una visione globale e chiarire il contesto.

Quando dobbiamo comunicare dei dati, la prima domanda da porsi non è quale modalità di illustrazione preferire, ma quale messaggio vogliamo comunicare. C'è sempre un elemento sul quale vogliamo che il nostro interlocutore si soffermi, un dato in particolare, un'implicazione specifica. Una tabella bella, esattamente come un grafico, è più efficace dal punto di vista comunicativo perché consente una lettura del dato più fluida e agevole.

Suggerimenti per un Design Pulito ed Efficace

Per migliorare la leggibilità e l'impatto visivo delle tabelle, è utile seguire alcuni principi di design:

Eliminare i bordi superflui: Il primo suggerimento è quello di eliminare i bordi interni, tanto orizzontali che verticali. Le leggi della Gestalt ci dicono che il cervello umano è in grado di ricreare senza sforzi figure chiuse anche quando i bordi non sono disegnati.
Aumentare la spaziatura tra le righe: Il modo migliore per permettere a chi legge una tabella di non fare uno sforzo eccessivo per distinguere una riga dall’altra è distanziarle tra loro, aumentando leggermente l’altezza delle caselle.
Semplificare i colori: Le impostazioni automatiche spesso propongono soluzioni cromatiche pesanti. Pulizia e semplicità sono le parole chiave: utilizzare background semplici e puliti, evitando colori sgargianti.
Usare il grassetto per evidenziare: Eliminare bordi e colori può generare confusione. Per distinguere l’intestazione dal resto dei dati o per mettere in risalto un dato o una riga, il grassetto può essere un valido alleato. Anche i colori possono essere reintrodotti con parsimonia, per esempio per evidenziare un dato particolarmente virtuoso o, al contrario, catastrofico, utilizzando coerentemente gli attributi preattentivi.

L’efficacia della comunicazione aumenta man mano che diminuiamo il rumore di fondo e focalizziamo l’attenzione lì dove conta davvero. Una buona progettazione delle tabelle è fondamentale per amplificare il messaggio che si vuole trasmettere.

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